Qu’est-ce qu’un système ERP ? ERP signifie Enterprise Resource Planning (planification des ressources de l’entreprise), mais quelle est sa signification réelle et dans la pratique pour une entreprise ? Depuis que les technologies de l’information ont fait leur apparition dans les bureaux, la façon de travailler impliquait initialement des voies distinctes pour les différents domaines, tels que la comptabilité, les achats, les ressources humaines et les aspects purement financiers. Des processus distincts qui, en fin de compte, n’interagissaient jamais entre eux. Pour sortir de cette impasse, nous disposons aujourd’hui de nouvelles technologies conçues pour intégrer les forces en présence au sein d’un effectif.
Parmi elles, le logiciel ERP comme par exemple la très complète suite et solution SAP 4hana se distingue par sa capacité à créer une réciprocité entre les procédures mises en œuvre au quotidien, créant ainsi un écosystème fluide. Nous verrons, dans ce guide, comment les membres de chaque division peuvent prendre connaissance des postes occupés par les collègues des autres divisions, un élément qui apportera une bouffée d’air frais ainsi qu’un regain d’énergie. Dans le jargon technique, on parle d’organisation inter-fonctionnelle, où l’imbrication des tâches est un signe évident de multidisciplinarité et de productivité gigantesque.
Le système ERP peut sembler un concept compliqué, mais en réalité, nous verrons qu’il ne l’est pas du tout. Il comprend des outils très courants, tels que le courrier électronique et les plates-formes de messagerie interne : un immense réservoir dans lequel peuvent puiser les ordinateurs, les tablettes et les smartphones au sein du réseau de l’entreprise. Ne pas l’avoir entraîne certainement une perte de compétitivité, mais sur la base de quoi est-il judicieux de choisir la bonne solution ? Procédons dans l’ordre.
Sommaire
Qu’est-ce qu’un système ERP ?
Un système ERP est une application commerciale ; ERP signifie Enterprise Resource Planning, c’est-à-dire une batterie de planification des ressources à mettre en œuvre au sein d’une entreprise. Cette définition pourrait faire penser à un seul et unique logiciel, mais le terme correct est suite, car il s’agit d’un ensemble de programmes que l’on appelle modules dans le jargon, puisqu’ils peuvent être reliés entre eux.
Du point de vue de l’entreprise, le système ERP est un fil conducteur qui relie les différents départements, de l’entreposage au commerce électronique et aux achats physiques sur le lieu de vente, en passant par la distribution et les relations avec le personnel. Il s’agit d’une infrastructure au potentiel infini, facilement accessible à tous et qui peut être adaptée à chaque réalité individuelle, en fonction de ses besoins et de sa taille.
Comment cela fonctionne-t-il ?
Le facteur commun est le référentiel, une base de données qui répartit les métadonnées, les informations indiquant le contenu des documents, dans des tables. L’objectif poursuivi par ceux qui optent pour un système ERP est d’économiser du temps et des ressources, en trouvant un avantage immédiat tant au niveau stratégique qu’au niveau de la coordination des projets en cours. Le système ERP aide les gestionnaires à prendre des décisions et à comprendre où agir pour améliorer les choses.
S’appuyer sur un système ERP, c’est adopter une philosophie qui valorise les travailleurs, en les plaçant au premier plan. La possibilité de partager des idées, des suggestions, mais aussi des critiques et des difficultés, minimise la possibilité de malentendus et d’interprétations erronées au sein d’une équipe. Cela permet de créer progressivement une machine précise, efficace et opérationnelle. Pour mieux comprendre ces concepts, il est utile de rappeler brièvement l’histoire du système ERP, qui a commencé il y a plus d’un demi-siècle, dans les années 1960, avec les premières méthodes de suivi des stocks et des marchandises.
Système ERP : les composants d’application d’un ERP
Les entreprises ont commencé à s’intéresser aux machines élémentaires, puis au MRP (Material Requirements Planning), c’est-à-dire à la capacité d’articuler les besoins d’approvisionnement. À partir de là, le regard des entreprises s’est élargi aux rapports et aux questions administratives. Ce n’est que dans les années 1990 que l’idée d’un système ERP plus proche de celui d’aujourd’hui a commencé à prendre forme. Depuis lors, de nombreux changements sont intervenus, notamment dans la dynamique des dépenses, les préférences des consommateurs évoluant de plus en plus rapidement.
Un mode de fonctionnement qui a conduit à une évaluation, en particulier en ce qui concerne la durabilité. Comment ? Si la demande évolue, une tendance consiste à ne pas stocker, car les restes sont souvent détruits, ce qui nuit à l’environnement. Il s’agit d’un cas intéressant, où le système ERP intervient pour éviter le gaspillage, devenant ainsi le cerveau de l’entreprise, un point de connexion entre les différents départements. L’architecture qui se dessine est constituée d’un serveur central, contenant la base de données décrite ci-dessus, et d’une série de terminaux qui s’appuient sur lui. Un cadre apparemment standard qui offre une multitude d’opportunités dépassant la logique normale de l’entreprise. Penchons-nous un peu plus sur la question.
À quoi sert un système ERP ?
De l’inventaire aux services finaux, le système ERP joue le rôle de ciment, comme nous l’avons vu plus haut, et entretient des relations avec les différents acteurs impliqués, de l’interne aux fournisseurs, en suggérant de temps à autre les plus appropriés.
Un domaine d’application intéressant est celui de l’inventaire, qui est révolutionné par des tableaux de bord spéciaux, des panneaux de contrôle conçus sur la base de certains critères établis. Nous avons déjà parlé d’une « suite », l’épine dorsale du système ERP articulée en modules : ces derniers présentent à leur tour la gamme d’activités que chaque section doit réaliser.
L’entreprise veut se présenter avec une attitude ouverte au contexte qui l’entoure, dans lequel elle s’insère donc avec une facilité incontestable. Pour en revenir aux clients, des algorithmes spéciaux ont été mis au point pour comparer le nombre de commandes avec la capacité de production de l’entreprise, ce qui facilite les choses. Deux fonctions dialoguent entre elles : la gestion de la relation client et la chaîne d’approvisionnement, qui concerne la logistique. Dans cette perspective, la gestion du capital humain, un autre des outils supervisés par le système ERP, qui s’occupe, entre autres, des salaires et du recrutement, joue un rôle important.
Un autre univers à explorer est le cloud, le stockage dans des espaces partagés, un atout avec lequel le système ERP peut se connecter avec des fournisseurs et d’autres parties prenantes. Le succès de l’appareil repose sur une collaboration fructueuse combinée à la flexibilité et non à une aversion pour la transformation numérique tant recherchée. Le système ERP sert, dans de nombreux cas, à tracer le chemin des objets, avec l’inclusion de l’IoT (Internet of Thing), des produits intelligents qui doivent se synchroniser avec les appareils du bureau.
Pour être décisif, le système ERP doit pouvoir s’adapter aux événements extérieurs et aux changements de directives dus aux délais à respecter. En fin de compte, on vise l’optimisation, que les experts appellent Business Process Reengineering (BPR), et qui permet d’accélérer les actions liées au budget ou à d’autres domaines critiques. Ainsi, les réponses que nous cherchons peuvent être obtenues en peu de temps et il nous reste l’énergie nécessaire pour expérimenter de nouvelles sources de revenus.
ERP: Utilisations dans différents domaines et processus d’entreprise
Comme nous l’avons mentionné, les systèmes ERP soutiennent différents processus d’entreprise. Les plus connus sont:
Gestion des stocks
La gestion des stocks et des entrepôts est l’un des processus d’entreprise qui sont bien gérés par un système ERP. Le contrôle des stocks est l’un des domaines stratégiques des entreprises, tant commerciales que manufacturières, dont dépendent l’efficacité et l’efficience d’autres processus tels que la production, les ventes et la gestion des services. Les problèmes de gestion des stocks peuvent entraîner des retards dans la production et/ou les ventes.
Le module de gestion des stocks d’un PGI permet généralement de contrôler les flux d’achat de stocks et de matières premières, la capacité des entrepôts et les stocks (ainsi que la gestion de l’espace, également du point de vue de l’optimisation des coûts et de l’efficacité), en fonction de la demande, c’est-à-dire en fonction des processus de production ou des flux de vente.
Souvent, le module de gestion des stocks fait partie d’une suite SCM plus large, c’est-à-dire d’un système de gestion de la chaîne d’approvisionnement et de tous les processus d’entreprise connexes.
ERP pour les processus de gestion financière
Le système de gestion financière est un autre des modules stratégiques d’une application ERP qui est fonctionnel pour les processus opérationnels liés au département financier.
Le système de gestion financière d’un PGI est en fait le composant logiciel qui gère les principales fonctions de comptabilité et de gestion financière d’un système de planification des ressources de l’entreprise. Il contient les documents comptables standard, tels que le grand livre et le bilan, génère des rapports financiers et gère les transactions connexes, telles que la facturation et la déclaration des dépenses. Le module financier d’un PGI prend généralement en charge des fonctions telles que l’analyse de la rentabilité et la gestion des revenus.
Gestion des ressources humaines
Le module gestion des ressources humainesd’un ERP est conçu pour simplifier tous les processus associés à la gestion des ressources humaines. Grâce à ces solutions, les entreprises peuvent en effet gérer les processus liés au recrutement, à la gestion du temps, à la planification des ressources humaines, à la gestion des talents, à la gestion de la formation, à la gestion des voyages d’affaires, ainsi que toute la gestion administrative liée à la rémunération (ce module est souvent intégré à celui de la gestion financière).
ERP pour la production
Le module de gestion de la production est le composant d’une application ERP dédié exclusivement au contrôle et à la gouvernance des processus de production. Parfois, le module fait partie de la suite SCM, c’est-à-dire celle dédiée à la gestion de la chaîne d’approvisionnement, dans d’autres cas, il s’agit d’un module distinct, spécifique aux processus métier impliqués dans les cycles de production des entreprises manufacturières.
ERP pour les processus de gestion des services
Le module de gestion des services d’un ERP fournit les outils et les informations nécessaires pour gérer efficacement les services après-vente : de l’installation des produits à la gestion des réponses aux appels de service, en passant par la gestion des processus de maintenance et du support client, ainsi que la coordination des ressources et des actifs dédiés à la gestion des services.
Achats, gestion des processus d’affaires liés aux achats
Il s’agit du module spécifique pour la gestion des achats, l’un des processus vitaux pour toute entreprise. Étroitement lié au module de gestion des stocks et des entrepôts, et au module Finance, celui dédié à la gestion des achats est un domaine dans lequel l’ERP permet une meilleure gestion des relations avec les fournisseurs.
Ce module spécifique permet à une entreprise d’optimiser ses processus d’achat et ses modèles d’approvisionnement, par exemple en réduisant les coûts et les délais d’approvisionnement, en les gérant de manière souple et dynamique en fonction de la demande réelle ou d’autres stratégies commerciales (par exemple, en achetant des matières premières à des moments particulièrement favorables du marché, puis en équilibrant la charge de la gestion des stocks).
Planification des besoins en matériaux
Ne faisant pas nécessairement partie d’un ERP, les MRP (Material Requirements Planning) sont des suites d’applications développées pour la planification des besoins en matériaux, c’est-à-dire l’approvisionnement en matériaux. Ces fonctionnalités sont aujourd’hui intégrées dans les ERP, généralement dans les modules d’achat/approvisionnement.
Les avantages d’un ERP
Les avantages d’un système ERP sont nombreux et vous donnent enfin la possibilité de vous développer sur votre marché. Votre gestion peut bénéficier d’une mise à jour majeure avec un effort minimal en termes d’ajouts de code, ce qui est très rare. Qu’il s’agisse d’une multinationale ou d’une PME, la mise à niveau sera vue d’un bon œil tant par les responsables du siège que par les coordinateurs de zone, qui constateront que le système ERP vise à standardiser les opérations quotidiennes et à améliorer l’ensemble du système de production d’un site ou d’une entreprise.
