Dans cet article, nous allons vous parler de la dématérialisation des flux de documents en entreprise et plus précisément de la dématérialisation des factures, c’est-à-dire de la e-facture, facture numérique, bref de la facture d’aujourd’hui.
De plus en plus fréquemment, et en conséquence du long processus d’élimination du papier au moyen des technologies les plus avancées, dans les entreprises et administrations publiques, on parle de dématérialisation, de flux de documents et de protocole informatisé. Même si ces termes sont devenus courants dans le monde des administrations, pour certains ce nouveau jargon suscite encore des incertitudes quant à sa signification.
Sommaire
Qu’est-ce qu’un flux de documents ?
La documentation reçue et produite par une entreprise a son propre cycle de vie ou flux documentaire qui va de la création/acquisition à l’archivage, en passant par la validation, l’approbation et la signature du document. Et, il en est ainsi pour la facture.
Pour donner une définition, un processus de gestion du flux de documents et de factures représente donc l’ensemble des fonctionnalités qui permettent la gestion et l’organisation de la documentation. Il permet l’enregistrement du protocole, l’attribution, la classification, la récupération des données et le stockage des documents informatiques. Aujourd’hui, tout se processus passe par la dématérialisation des factures.
Qu’en est-il de la dématérialisation des factures ?
Une caractéristique essentielle du processus de gestion des flux de documents est donc la dématérialisation du document.
Nous laissons ici, délibérément de côté le cas de la gestion du flux de documents papier, car cela représente aujourd’hui un choix involutif sans aucun avantage. Surtout si on les compare aux avantages de la gestion électronique. Pour n’en citer que quelques-uns :
– Élimination des archives papier ;
– Facilité à trouver le document, la facture et à rechercher les informations correspondantes ;
– Gestion unifiée des documents et factures provenant de sources hétérogènes (PEC, PEO, fax, scanner)
– Partage de documents, de factures, bons de commandes ;
– Intégrité dans le temps des factures et plus globalement des documents ;
Yooz : programme de dématérialisation, numérisation et stockage numérique des factures
Yooz vous permet de stocker à la fois des documents créés numériquement et des documents numérisés (c’est-à-dire dématérialisés) à partir de papiers préexistants.
Le programme est entièrement dans le cloud : où que vous soyez, vous pouvez accéder à vos documents, factures, les consulter et les télécharger.
Mais, dans le cas de la facturation électronique, doit-on parler de dématérialisation ou de numérisation ?
Les différences entre dématérialisation et numérisation ?
La dématérialisation consiste à passer la facture papier, ou tout autre document, à l’ordinateur en la scannant. Une fois dématérialisé, le fichier est prêt à être stocké numériquement.
Avec la facture électronique, ce processus est totalement annulé, c’est pourquoi nous parlons de numérisation : la facture électronique est entièrement créée sur l’ordinateur, transmise directement au système d’échange (SDI) et envoyée pour stockage numérique.
N’oubliez pas que les documents numériques, y compris la facture électronique, ne doivent pas être imprimés et que le papier n’est pas nécessaire, à moins qu’il ne soit spécifiquement demandé pour des audits ou des inspections.
Tout le processus digital de création de documents et factures peut enfin être géré très simplement avec la solution tout-en-un Yooz.