• Skip to primary navigation
  • Skip to content
  • Skip to primary sidebar

Omebatobo

Marketplace

  • Entreprise
  • Internet
  • Mode
  • Sante
  • Sport
  • Voiture
  • Voyage
  • Immobilier

4 questions à se poser pour choisir son système de gestion électronique de documents

8 avril 2021 by Alexa

Les systèmes de gestion de documents sont des offres logicielles qui comprennent des solutions « auto-construites », propriétaires « sur site » et basées sur le cloud. Ces logiciels sont destinés à apporter des capacités d’archivage numérique structurées et sécurisées. Alors comment faire le bon choix ? Voici les questions à vous poser !

Axess

Sommaire

  • 1 1. Suis-je capable de gérer ça en interne ?
  • 2 2. Quelle est ma priorité ?
  • 3 Ai-je besoin d’un système évolutif ?

1. Suis-je capable de gérer ça en interne ?

L’un des premiers choix auxquels vous pourriez être confronté est de choisir entre l’installation d’une solution de gestion électronique de documents ou l’adoption d’une approche de bricolage (en utilisant des applications de partage de fichiers comme Google Drive ou Dropbox.

Ces plateformes de partage de fichiers offrent des possibilités de collaboration multi-plateforme et de gestion de documents. Elles sont faciles à mettre en place et peuvent être peu coûteuses voire gratuites. Elles peuvent aussi devenir rapidement inadaptées aux exigences complexes de contrôle et de stockage des fichiers d’une entreprise. En particulier, s’il est question de stocker des volumes croissants ou des données clients sensibles. Lorsqu’il s’agit de développer votre propre système de gestion de documents, vous devez vous demander si vous pouvez le rendre suffisamment sécurisé pour vos besoins.

Pour de nombreuses entreprises, le choix d’un système de gestion de documents permet de résoudre ces questions et d’éviter les problèmes de conception, de développement et de support. Il vous permet de vous concentrer sur les tâches essentielles comme la gestion de vos produits et le service client.

2. Quelle est ma priorité ?

Il s’agit d’une distinction importante qui va au cœur de ce que vous pouvez exiger de votre GED. Une bonne gestion des documents est synonyme de facilité dans le stockage, la localisation, la mise à jour, le suivi et le partage des documents. Un bon contrôle des documents consiste à mettre en place des hiérarchies d’accès, une sécurité, des capacités d’audit, une gouvernance des versions, un protocole d’examen, d’approbation et d’émission.

Toutes les organisations n’auront pas besoin d’atteindre les plus hauts niveaux de contrôle des documents, le genre de niveaux qu’une société aérospatiale ou pharmaceutique pourrait être tenue de respecter par exemple.

Ai-je besoin d’un système évolutif ?

Au début de votre activité, vous pourriez avoir besoin d’un référentiel sécurisé et consultable et d’un espace de collaboration pour que votre équipe puisse commencer à travailler collectivement sur des idées. A mesure que ces idées se transforment en plans commerciaux et en opportunités, vous pourriez avoir besoin de votre GED pour fonctionner davantage comme un système de gestion de la qualité. Cela peut nécessiter un contrôle des documents et des outils de contrôle des phases plus sophistiqués.

Le choix d’un système de gestion documentaire qui peut évoluer avec la complexité de vos besoins peut vous éviter de vous embourber très tôt dans des exigences documentaires. Il peut aussi vous permettre de mettre en place rapidement une approche plus contrôlée lorsque vous commencez à envisager d’obtenir l’ISO ou de prouver la conformité aux règlements.

 

Il est courant que les décisions relatives à la gestion des données soient prises sur la base de ce qui semble le plus facile à réaliser rapidement et à moindre coût . Si vous recherchez une solution dématérialisation comme celle d’Axess, le mieux reste encore de se tourner vers des professionnels. Ils vous aideront en effet à lister vos exigences et à établir des priorités entre ce qui est important pour vous maintenant, tout en réfléchissant à ce qui deviendra important à l’avenir.

Filed Under: Internet

Primary Sidebar

Article Récent

Epicerie japonaise en ligne : ingrédients, cuisine et recettes asiatiques

Epicerie japonaise en ligne : ingrédients, cuisine et recettes asiatiques

Les influences japonaises sont de plus en plus présentes dans la cuisine, tout comme les ingrédients qui gagnent peu à peu du terrain sur les étagères de la grande distribution et dans les placards des cuisines françaises. Non pas pour remplacer nos habitudes alimentaires, mais pour compléter et différencier les saveurs, en enrichissant d’innombrables possibilités […]

Les Maldives avec des enfants : ce qu’il faut voir et faire dans ce paradis terrestre pour petits et grands

Les Maldives avec des enfants : ce qu’il faut voir et faire dans ce paradis terrestre pour petits et grands

Voyager aux Maldives avec des enfants est tout à fait possible. Ce n’est pas un hasard si cet archipel est connu pour être une destination idéale pour les familles. Cependant, il est important de tout planifier en détail afin d’éviter les mauvaises surprises. Si vous voyagez avec des enfants, choisissez des stations qui proposent des expériences […]

Où se loger à New York : des meilleurs quartiers aux hôtels

Où se loger à New York : des meilleurs quartiers aux hôtels

Vous prévoyez un voyage dans la Grosse Pomme? Vous avez de la chance, New York est l’une de mes villes préférées ! Elle offre tellement de choses que vous serez catapulté dans un univers de stimulations et de possibilités : vous en sortirez probablement abasourdi, mais ce sera une expérience que vous aurez du mal […]

Cette plage insolite au sable violet est unique

Cette plage insolite au sable violet est unique

Avez-vous déjà pensé à une plage violette ? Elle existe et se trouve en Californie, plus précisément le long de la côte pittoresque de Big Sur. Cette région, célèbre pour ses routes sinueuses, ses chutes d’eau à couper le souffle et ses vues sur l’océan Pacifique, abrite l’unique plage de Pfeiffer, un véritable joyau géologique. […]

Comment configurer Hotmail sur Android ?

Comment configurer Hotmail sur Android ?

Vous avez un compte Hotmail et vous souhaitez l’emporter avec vous sur votre smartphone Android, car sinon vous devrez procéder à d’autres opérations pour y accéder ou le faire via un PC. Sachez alors qu’il existe différentes procédures pour y parvenir.

PUBLICITE








Articles Récents

Les ransomwares s’attaquent aux d’entreprises

Les ransomwares s’attaquent aux d’entreprises

 Les ransomwares font malheureusement de plus en plus les gros titres de l’actualité informatique. Le sujet inquiète et fat trembler même les grosses entreprises du CAC 40. Les ransomwares se diffusent en un temps record et s’attaquent maintenant à des parcs informatiques gigantesques. Cet article n’est pas écrit pour créer la panique mais simplement pour […]

Pourquoi les start-ups et les entreprises utilisent de plus en plus la gamification

Pourquoi les start-ups et les entreprises utilisent de plus en plus la gamification

Pourquoi le travail ne peut-il pas aussi être amusant ? C’est à partir de cette réflexion que la gamification est devenue de plus en plus populaire au sein des entreprises, mais comment est-elle utilisée ? Et quelles sont les start-up qui l’ont lancée sur le marché ?

Les plates-formes d’expérience d’apprentissage (LXP) au service de la réussite des entreprises

Les plates-formes d’expérience d’apprentissage (LXP) au service de la réussite des entreprises

Le développement des employés est devenu un élément crucial de la croissance des entreprises, en particulier avec l’avènement de la transformation numérique. Alors que les systèmes de gestion de l’apprentissage (LMS) ont été largement utilisés pour répondre aux besoins de formation des organisations dans leur ensemble, la nécessité d’une approche plus axée sur l’individu est […]

Comment faire des rencontres libertines grâce à internet ?

Comment faire des rencontres libertines grâce à internet ?

 Comment faire des rencontres libertines grâce à internet ? Faire des rencontres amoureuses durables est certes bien, mais il nous arrive tous de vouloir faire une pause dans notre vie amoureuse et profiter des plaisirs de la vie. Les rencontres libertines permettent généralement d’apprécier la vie, d’expérimenter de nouvelles choses et de laisser libre cours […]

© Copyright 2025