Les systèmes de gestion de documents sont des offres logicielles qui comprennent des solutions « auto-construites », propriétaires « sur site » et basées sur le cloud. Ces logiciels sont destinés à apporter des capacités d’archivage numérique structurées et sécurisées. Alors comment faire le bon choix ? Voici les questions à vous poser !
1. Suis-je capable de gérer ça en interne ?
L’un des premiers choix auxquels vous pourriez être confronté est de choisir entre l’installation d’une solution de gestion électronique de documents ou l’adoption d’une approche de bricolage (en utilisant des applications de partage de fichiers comme Google Drive ou Dropbox.
Ces plateformes de partage de fichiers offrent des possibilités de collaboration multi-plateforme et de gestion de documents. Elles sont faciles à mettre en place et peuvent être peu coûteuses voire gratuites. Elles peuvent aussi devenir rapidement inadaptées aux exigences complexes de contrôle et de stockage des fichiers d’une entreprise. En particulier, s’il est question de stocker des volumes croissants ou des données clients sensibles. Lorsqu’il s’agit de développer votre propre système de gestion de documents, vous devez vous demander si vous pouvez le rendre suffisamment sécurisé pour vos besoins.
Pour de nombreuses entreprises, le choix d’un système de gestion de documents permet de résoudre ces questions et d’éviter les problèmes de conception, de développement et de support. Il vous permet de vous concentrer sur les tâches essentielles comme la gestion de vos produits et le service client.
2. Quelle est ma priorité ?
Il s’agit d’une distinction importante qui va au cœur de ce que vous pouvez exiger de votre GED. Une bonne gestion des documents est synonyme de facilité dans le stockage, la localisation, la mise à jour, le suivi et le partage des documents. Un bon contrôle des documents consiste à mettre en place des hiérarchies d’accès, une sécurité, des capacités d’audit, une gouvernance des versions, un protocole d’examen, d’approbation et d’émission.
Toutes les organisations n’auront pas besoin d’atteindre les plus hauts niveaux de contrôle des documents, le genre de niveaux qu’une société aérospatiale ou pharmaceutique pourrait être tenue de respecter par exemple.
Ai-je besoin d’un système évolutif ?
Au début de votre activité, vous pourriez avoir besoin d’un référentiel sécurisé et consultable et d’un espace de collaboration pour que votre équipe puisse commencer à travailler collectivement sur des idées. A mesure que ces idées se transforment en plans commerciaux et en opportunités, vous pourriez avoir besoin de votre GED pour fonctionner davantage comme un système de gestion de la qualité. Cela peut nécessiter un contrôle des documents et des outils de contrôle des phases plus sophistiqués.
Le choix d’un système de gestion documentaire qui peut évoluer avec la complexité de vos besoins peut vous éviter de vous embourber très tôt dans des exigences documentaires. Il peut aussi vous permettre de mettre en place rapidement une approche plus contrôlée lorsque vous commencez à envisager d’obtenir l’ISO ou de prouver la conformité aux règlements.
Il est courant que les décisions relatives à la gestion des données soient prises sur la base de ce qui semble le plus facile à réaliser rapidement et à moindre coût . Si vous recherchez une solution dématérialisation comme celle d’Axess, le mieux reste encore de se tourner vers des professionnels. Ils vous aideront en effet à lister vos exigences et à établir des priorités entre ce qui est important pour vous maintenant, tout en réfléchissant à ce qui deviendra important à l’avenir.