L’obligation de facturation électronique implique la nécessité de stocker les factures reçues et émises, conformément à la réglementation en vigueur. Les factures électroniques doivent être au format XML, contenant des références telles que : expéditeur, destinataire, numéro de TVA, code des taxes, montant facturé.
Les factures électroniques peuvent être stockées au sein de l’entreprise ou par l’intermédiaire d’un tiers autorisé comme SGA, societe archivage metz.
Le processus de facturation électronique se termine par l’archivage et le stockage
L’archivage rend les données des factures immuables tout au long de l’année. Le stockage est une procédure informatique qui rend les factures disponibles pour la consultation, en réponse aux demandes de contrôle des organismes appropriés, garantissant leur intégrité et leur validité.
Factures papier : pourquoi les conserver ?
Il faut rappeler que, lorsque le client est un consommateur final (transaction B2C), le commerçant doit en tout état de cause mettre à la disposition de la contrepartie, au moment de l’émission de la facture électronique, une copie analogique ou électronique de la facture, sauf si le client y renonce.
Qu’est-ce que l’archivage électronique ?
L’archivage électronique désigne l’ensemble des processus administratifs et informatiques qui permettent de stocker des documents sur des supports numériques ou sur un ordinateur.
Par « documents », nous entendons aussi bien ceux créés directement sous forme numérique que ceux créés dans le cadre du processus de dématérialisation, qui vise à éliminer les documents papier.
L’archivage électronique concerne la facilité et la rapidité avec lesquelles les documents sauvegardés peuvent être retrouvés, en particulier dans un environnement professionnel.
Grâce à cette procédure, une entreprise peut consulter rapidement ses factures sans avoir à les rechercher dans des archives papier, ce qui lui procure un avantage considérable en termes de coûts et surtout de temps.
Qu’est-ce que le stockage électronique ?
Le stockage électronique est un processus complexe qui, grâce à des solutions informatiques, confère aux documents électroniques une valeur juridique, garantissant leur intégrité et leur authenticité dans le temps, ainsi que leur consultation et leur lisibilité.
Dans le stockage électronique, comme le terme lui-même l’indique clairement, les documents sont transformés du papier au numérique au moyen d’outils spéciaux tels que des caméras ou des scanners. Ce processus de remplacement permet, dans les cas prévus par la loi, de détruire les documents papier originaux ou de ne pas avoir à les imprimer.
Retrouvez plus d’informations pour l’archivage des factures d’entreprise sur le site : https://www.sga.fr
Archivage et stockage : la principale différence
En archivant les factures, il est possible de les enregistrer, dans un espace précis afin qu’ils puissent être facilement retrouvés et consultés ultérieurement. Cela s’applique tant aux documents papier qu’aux documents électroniques.
À la différence à proprement parlé du processus de stockage, c’est la conservation qui confère une valeur juridique aux documents stockés sous forme numérique et papier. Elle est obligatoire dans l’administration publique et également recommandée pour le secteur privé et notamment les factures d’entreprise.
Nous vous conseillons également de consulter ce lien pour en savoir plus sur les articles A102 B-1 et B-2 du livre des procédures fiscales et sur les transferts de documents papiers vers un format dématérialisé.